Effective-Assistance B.V., ingeschreven onder KvK-nummer 88363856, en Effective-Recruitment B.V., ingeschreven onder KvK-nummer 88363635 (hierna gezamenlijk: ‘Effective-Assistance’), hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy wordt heldere en transparante informatie gegeven over hoe Effective-Assistance omgaat met persoonsgegevens.

Effective-Assistance doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Effective-Assistance houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Uw uitdrukkelijke toestemming gevraagd wordt voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en met uw goedkeuring;
• Effective-Assistance op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze respecteert.

Vanuit Effective-Assistance is M. van Ierland verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact wenst op te nemen, dan kan dit via de contactgegevens die zijn vermeld in de laatste alinea’s van dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten en leveranciers
Persoonsgegevens van klanten en leveranciers worden door Effective-Assistance verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Persoonsgegevens worden verwerkt t.b.v. het uitvoeren van en communiceren over de overeenkomst; uitvoeren van secretariële taken, boeken van reizen en administratieve doeleinden.
• Versturen van relatiegeschenken.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De overeengekomen opdracht en het verstrekken van aanvullende informatie.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Effective-Assistance de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Naam: Titels / Voorletters / Voornaam / Roepnaam / Tussenvoegsel / Achternaam (naam zoals in paspoort)
• Adres / Postcode / Plaats / Land
• Werkzaam bij organisatie / Afdeling of Vestiging
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum / Geboorteplaats / Nationaliteit
• Paspoort: Nummer / Uitgiftedatum / Land van uitgifte / Verloopdatum
• Persoonlijk profiel met voorkeuren m.b.t. reizen en lidmaatschappen, zoals frequent flyer-nummers
• Voertuig kentekenplaat, merk, model & kleur
• Bankrekeningnummer, creditcardgegevens
• Inloggegevens

Uw persoonsgegevens worden door Effective-Assistance opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst. De gegevens worden gedurende 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst bewaard voor mogelijke herhalingsopdrachten en correspondentie m.b.t. de werkzaamheden achteraf (zoals behandeling feedback relatie/derde partij en/of Effective-Assistance m.b.t. de specifieke werkzaamheden) en verplichte financiële administratie.

Verwerking van persoonsgegevens van prospecten, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden
Persoonsgegevens van prospecten, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door Effective-Assistance verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Informatieverstrekking in de vorm van gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor voornoemde doelstelling(en) kan Effective-Assistance de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Bedrijfsnaam, functie
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Effective-Assistance opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat u gezien wordt als een prospect, concullega, stakeholder-/lobbycontact en/of geïnteresseerde. Op verzoek kunt u uit het systeem verwijderd worden.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u, als klant of leverancier, geeft kunnen aan derde partijen verstrekt worden, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maakt Effective-Assistance gebruik van een derde partij voor:
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;

De door u verstrekte gegevens worden niet aan andere partijen verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Wanneer verstrekking aan andere partijen noodzakelijk is voor uitvoering van de opdracht, vindt deze alleen plaats, indien u hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Buiten de EU
Effective-Assistance verstrekt persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren of boeken van een reis. Omdat deze buiten de Europese Economische Ruimte vallen, kan daar geen verantwoordelijkheid voor gedragen worden.

Beveiliging
Effective-Assistance heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. De volgende maatregelen zijn genomen;
• De persoon die namens Effective-Assistance van uw gegevens kennisneemt, is gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Effective-Assistance hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen;
• Effective-Assistance maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Effective-Assistance test en controleert regelmatig de maatregelen.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke Effective-Assistance van u ontvangen heeft. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Wanneer Effective-Assistance uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Cookies
Op de website van Effective-Assistance worden alleen de technische en functionele cookies van WordPress.com gebruikt. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die gebruikt worden, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Social media
Op de website zijn knoppen opgenomen om informatie te kunnen delen of raadplegen via sociale netwerken. Wanneer er persoonlijke gegevens gedeeld worden, zal hier schriftelijke toestemming voor gevraagd worden.

Vragen en/of klachten
Mocht u een vraag en/of klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of naar aanleiding van deze privacy policy, dan kunt u contact opnemen met M. van Ierland via onderstaande contactgegevens. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Contactgegevens
Effective-Assistance, M. van Ierland
mirjam@effective-assistance.com
+31 6 10 68 13 87

Privacy Policy Effective-Assistance, 2023